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Condições de Acesso e Serviços
Acesso aos documentos:
- Horário
- Utilizadores
- Cartão de Leitor
- Consulta presencial
- Requisição de documentos
- Acessibilidade e comunicabilidade
- Normas de procedimento e de conduta
Serviços:
Acesso aos documentos:
O Centro de Documentação/Arquivo-Histórico funciona de terça a sábado, das 10h00 às 13h e das 14h30 às 18h. O serviço ao sábado só poderá ser garantido com requisição prévia de 48 horas de antecedência, de acordo com o horário estabelecido para o funcionamento do núcleo museológico da Real Fábrica Veiga.
O acesso aos serviços do Centro de Documentação/Arquivo Histórico é livre para todas as pessoas com mais de 18 anos, desde que devidamente identificadas.
Para a consulta de documentos, o utilizador deverá possuir um cartão de leitor temporário (com a duração de três ou de cinco dias úteis) ou um cartão de leitor permanente, renovável anualmente, que o identifique.
A documentação depositada no Centro de Documentação/Arquivo-Histórico é de consulta presencial, devendo o utilizador preencher uma requisição contendo a sua identificação, profissão e idade, assim como os documentos, por unidades de instalação, e respectivas cotas, que pretende consultar, a qual será entregue ao funcionário de serviço.
No caso de conflito entre dois particulares na consulta do mesmo documento, dar-se-á preferência a quem efetuou em primeiro lugar a inscrição. Caso exista um professor ou um aluno de qualquer comunidade escolar, de entre particulares em conflito, será dada preferência ao primeiro.
A Sala de Leitura só pode ser utilizada por dez utilizadores em simultâneo, não sendo permitido trabalho de grupo, exigindo-se aos utilizadores o respeito dos limites impostos pelo bom senso e pela presença de outros utilizadores, designadamente o cumprimento da regra de silêncio. É proibido permanecer no Centro de Documentação para fins que não sejam de estudo individual e de leitura/consulta.
O Centro de Documentação/Arquivo Histórico não cede a documentação, para fins de leitura/consulta, a título de empréstimo. Poderá ceder por empréstimo, a título excepcional, nomeadamente para figurarem em exposições de carácter temporário, documentos que façam parte do acervo sob a sua custódia, desde que a sua integridade e segurança fiquem previamente salvaguardadas.
O utilizador deverá preencher uma requisição para consulta presencial na qual indicará os documentos pretendidos, a sua cota identificada nos instrumentos de descrição documental existentes, a natureza do trabalho a desenvolver, a data do pedido e a assinatura do utilizador.
Existem dois tipos de requisição, uma de leitura pontual (a realizar no próprio dia), outra de leitura prolongada (cativando a documentação por cinco dias úteis, prorrogáveis até três vezes consecutivas). Findo o prazo a documentação deverá ser acedida por outros utilizadores em lista de espera.
Em cada requisição indica-se apenas uma "unidade de instalação" (caixa, livro, maço, capilha, etc.), ou até cinco, se as suas cotas forem seguidas.
É permitida a elaboração de um máximo de cinco requisições diárias, desde que se proceda à baixa de requisições anteriores. Em casos especiais, porém, devidamente justificados e apreciados pelo funcionário de serviço, aquele limite poderá ser alargado até às dez requisições.
Depois de recebida a documentação consultada, o funcionário de serviço fará entrega ao utilizador do talão comprovativo da devolução.
Se o funcionário de serviço verificar que a documentação pedida se encontra digitalizada disponibilizar-se-á ao utilizador o equipamento que permita a sua leitura/consulta.
O Centro de Documentação/Arquivo Histórico aceita requisições pelo telefone com a condição de o utilizador se identificar, indicar a cota exacta dos documentos a consultar e de não pedir mais do que três requisições.
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a autorização da consulta está sujeita a exceções, considerando a frequência de utilização dos documentos, o seu estado de conservação, ou outras contingências, sendo que a recusa ou a limitação de acesso deverá ser justificada pelo responsável do Centro de Documentação/Arquivo Histórico do Museu de Lanifícios da UBI.
Para efeitos de utilização, a título de consulta presencial, os documentos são classificados, quanto ao seu teor, em "livre acesso", "condicionado" ou "interdito".
- São documentos de livre acesso, todos aqueles que não estiverem classificados de "acesso condicionado" ou "acesso interdito", nomeadamente:
- Todos os documentos de natureza histórica;
- Todos os documentos produzidos no decorrer das actividades do Museu, em fase activa (corrente) ou semi-activa (intermédia), desde que se destinem a actos administrativos ou outros devidamente justificados.
- São de acesso condicionado os documentos que careçam de autorização específica para consulta e que contenham matéria confidencial e/ou reservada, derivadas da natureza dos documentos (documentos em fase activa ou semi-activa), do seu estado de conservação e/ou dos limites impostos pela legislação aplicável.
- São documentos de acesso "interdito" todos aqueles que contenham dados cujo conhecimento possa causar danos às pessoas (individuais ou colectivas) a quem digam respeito, documentação ao abrigo do segredo de justiça ou de Estado, sigilo profissional ou outras situações previstas em legislação corrente.
Normas de procedimento e de conduta
A fim de garantir a consulta presencial e a integridade e a legibilidade da documentação, os utilizadores deverão proceder de acordo com as seguintes normas:
- Na Receção, serão deixados, ao cuidado do respectivo funcionário, todos os objectos de carácter pessoal, como malas, guarda-chuvas, gabardinas, pastas, telemóveis, livros, etc., desnecessários ao acto de consulta de documentos. Na Sala de Leitura apenas serão permitidas fichas, ou folhas de papel, que poderão estar protegidas em pastas transparentes, computadores pessoais, ou ainda outros objectos considerados indispensáveis ao ato de consulta;
- Uma vez na Sala de Leitura, o utilizador deverá proceder ao preenchimento de uma "Requisição", sendo obrigatória a correta inscrição dos dados relativos à identificação e residência (poderá ser solicitada a confirmação de tais dados mediante a apresentação do Bilhete de Identidade);
- Na Sala de Leitura, e caso se revele necessário, poderá o utilizador solicitar ao respectivo funcionário, os instrumentos descritivos dos fundos documentais incorporados no Centro de Documentação/Arquivo Histórico;
- A solicitação dos documentos a consultar deve ser efetuada junto do funcionário de serviço na Sala de Leitura, não podendo ser requisitadas mais de cinco espécies documentais de cada vez. Só em casos especiais, devidamente justificados e apreciados, aquele limite poderá ser excedido;
- A documentação que se encontra reproduzida por meios digitais pode ser consultada a pedido do utilizador, ou sugerida a sua consulta por razões de conservação e segurança dos originais, disponibilizando-se, para o efeito, o respectivo equipamento;
- As espécies documentais que se encontram em mau estado de conservação constituem documentos de acesso condicionado, só podendo ser consultados em casos especiais, devidamente autorizados;
- Na Sala de Leitura existem obras de consulta geral, em livre acesso, que podem ser levadas para os lugares;
- Na Sala de Leitura é expressamente proibido falar em voz alta, bem como provocar qualquer ruído incómodo;
- O utilizador/leitor é responsável pelas espécies que recebe até à sua devolução. Aconselha-se, por isso, no manuseamento dos documentos, a observância dos seguintes procedimentos:
- Não se apoie nos documentos;
- Não use os documentos como base para escrever;
- Não sublinhe, escreva ou danifique de qualquer forma os documentos;
- Não use caneta enquanto realiza consultas;
- Evite, ao máximo, o contacto das mãos com os documentos;
- Não molhe o dedo com a língua ou use borrachas de apagar para voltar páginas;
- Não acompanhe, com o dedo, a leitura dos documentos;
- Não marque o sítio, onde está, com o dedo ou com outros objectos;
- Não dobre os cantos das páginas como forma de marcação;
- Não respire ou tussa sobre um documento que está a examinar de perto;
- Não force as encadernações;
- Não retire qualquer peça dos documentos consultados.
- Após a consulta, o leitor entrega os documentos no balcão de atendimento da Sala de Leitura;
- A reprodução de documentos será executada de acordo com as prioridades e a disponibilidade do serviço;
- Não é permitida a reprodução, em fotocópia, da documentação que se encontra em mau estado de conservação;
- Qualquer esclarecimento adicional poderá ser solicitado aos funcionários do Centro de Documentação/Arquivo Histórico;
- Em caso de dano nos documentos será o responsável por estes obrigado a repor a situação tal como se encontrava antes da verificação do dano.
Considera-se dano de um documento dobrar, cortar ou rasgar, escrever ou riscar, desenhar, sublinhar ou molhar as suas folhas ou capas, bem como arrancar ou inutilizar quaisquer sinalizações postas pelo Centro de Documentação ou qualquer outro dano que possa lesar a integridade ou o manuseio do documento, seja qual for o suporte em que se apresenta.
No caso de ser impossível a reposição da situação, será determinada uma indemnização atendendo ao valor real e histórico do bem danificado, a qual será paga no prazo máximo de 15 dias após o dano.
Serviços
O Centro de Documentação/Arquivo Histórico dispõe atualmente dos seguintes serviços estruturados em três sectores:
Desenvolvimento de atividades de recolha, organização, conservação, descrição e comunicação da documentação incorporada, por meio de instrumentos de descrição documental impressos e informáticos.
Efetuam-se simultaneamente pesquisas a pedido dos utentes, bem como se disponibiliza apoio técnico e arquivístico a arquivos, quer públicos quer privados, da região.
Efetua-se a reprodução de documentos (fotocópia, quando não resultar qualquer risco para a sua integridade física e limitado a dez páginas, e cópia digital) dos quais o Museu detenha os direitos de autor, para fins de estudo, mediante requerimento escrito efectuado pelo particular ou instituição, pelas quais cobra uma importância fixada anualmente. O Centro de Documentação/Arquivo Histórico satisfaz as solicitações de reproduções, por correspondência, desde que sejam fornecidos os elementos de identificação considerados indispensáveis (assinalados a vermelho nos formulários), que serão remetidas, via postal, à cobrança. Quando o requerente não esteja na posse de tais elementos, o Centro de Documentação aceita proceder a pesquisas, por conta dos interessados.
Disponibiliza uma Sala de Referência/Consulta equipada com meios informáticos de apoio à realização de pesquisas. A Sala de Referência/Consulta possui oito lugares e disponibiliza ainda um espaço de acesso à Internet, que os utilizadores poderão consultar livremente e a título gratuito. Dispõe, igualmente, de rede wireless.
Dispõe de uma área de exposições, de um auditório com 50 lugares, de áreas de descanso e de Cafetaria e Esplanada, espaços utilizados pelo Museu de Lanifícios, que neles organiza exposições, conferências, colóquios, concertos, etc., podendo ainda ser cedido a outras instituições, públicas e privadas, que os solicitem.
Organiza visitas guiadas, com um máximo de 15 participantes, por solicitação de estabelecimentos de ensino e de outras instituições, a pedido e com marcação prévia.
